Tør du, som leder, å be om feedback?

Vi er veldig flinke til å evaluere våre ansatte, men er ledere flinke nok til å evaluere seg selv? Tør DU be om en ærlig tilbakemelding? Det bør du. Undersøkelser viser at det er medarbeidernes tilbakemeldinger som teller. Det er også en sterk sammenheng mellom ledere som aktivt ber om tilbakemeldinger og samlet ledelseseffektivitet. 

Feedback Word Cloud Concept in red caps with great terms such as results, positive, improve and more.

Jeg bestemte meg, før sommeren, til å benytte de siste månedene av min permisjonstid til å gjøre en liten evaluering av meg som leder. Starten på denne prosessen kan du lese i innlegget Mitt lederstil trenger en ompuss! Men selvevalueringer er langt fra nok.

Forbes.com presenterte i januar 2015 en undersøkelse som viste at toppledere som vurderes med høyest ledelseseffektivitet er også de som ber om mest feedback. Dette bør være en vekker. Hele 83 % av de som aktivt søker feedback er de som også scorer høyest på ledelseseffektivitet. Disse topplederne har altså knekt koden.

Screen-Shot-2015-01-07-at-9.42.53-PM
Kilde: Forbes.com januar 2015, Top Ranked Leaders Know This Secret: Ask For Feedback

En studie utført av organisasjonsforsker Karoline M. H. Kopperud som har tatt doktorgrad ved BI viser også at lederes egen vurdering av lederstil har liten direkte innvirkning på medarbeideres engasjement. Det er medarbeidernes vurdering av lederen som teller.

Hvem spør du?

Ulik erfaring, nivå, rolle og personlighet vil medføre at alle reagerer ulikt på din lederstil. En erfaren vil vektlegge andre forhold enn en nyutdannet. For å få et best mulig bilde bør du spørre kollegaer på ulike nivå, ulik fartstid og ulike personlighetstrekk. Dette kalles ofte 360-graders evalueringer. Blir dette mange å involvere, kan dele dette opp i flere runder over en periode.

The-Problem-with-Feedback-Ken-Okel-Florida-Professional-Speaker

Når du ber om tilbakemelding fra ansatte, bør du være bevisst på at du kan sette dem i en vanskelig posisjon. De kan frykte at den tilbakemeldingen de gir vil få konsekvenser, eller benytte muligheten til å “ryggslikke” deg. Uansett motiv, de vil kanskje ikke svare ærlig. Du må derfor vektlegge en prosess som gir tillit og som bidrar til ærlighet.

Min erfaring: Jeg ba om tilbakemelding fra ca 15 personer, fra ulike stillingsnivå i både Deloitte og Snowboardforbundet. Alle de jeg kontaktet er kollegaer som jeg kjenner godt, flere også privat. Jeg håpet dette gav alle en trygghet i forhold til at de kunne være ærlige. Forhåpentligvis vet de at jeg har gode intensjoner og tør å være ærlige i sine svar.

Hvilken kommunikasjonsform bør du benytte?

Du kan velge en-til-en samtaler, e-post med konkrete og/eller åpne spørsmål, gruppesamtaler, spørreskjema eller dybdeintervjuer utført av en tredjepart. Er det krevende å be om direkte tilbakemeldinger fra enkeltpersoner, så kan du for eksempel be om bistand fra HR-avdelingen. Kanskje de kan være et mellomledd for å anonymisere tilbakemeldingene?

leadership_picture

Spørreskjema med oppfølgende dybdeintervjuer kan gi den beste helheten, samt de mest ærlige og utfyllende svarene. En slik prosess vil kreve ressurser og tid. Du må derfor vurdere og avveie kvalitet og kvantitet, gitt tid og ressurser.

Min erfaring: Jeg må i innrømme at jeg gjorde det enkelt og sendte en e-post med tittelen: Muligheten til å forbedre meg! E-posten startet en personlig introduksjon om min prosess, og jeg formulerte noen konkrete spørsmål. Jeg oppfordret alle til å være dønn ærlig og presiserte at det å påpeke forbedringer er å gi en “gave”. Her er spørsmålene:

– Hvordan er det å jobbe med meg?

– Hvordan kommuniserer jeg?

– Vet du har jeg “står for”?

– Hvordan vil du sammenligne med personer i lignende roller?

– Hvordan får jeg deg til å føle deg?

– Konkret – hva er mine sterke områder og hvor bør jeg forbedre meg?

– Hva tror dere jeg er mest redd for?

– Når er jeg mest trygg?

– Skriv det som er på din “top of mind”, uavhengig av disse spørsmålene 🙂

feedback quote

Jeg valgte å ikke sette en frist, ettersom jeg vet at alle er supertravle. Jeg håpet at de som ønsket å gi sine innspill, tok seg tid til det!

Over de neste tre ukene tikket svarene inn. Jeg fikk svar fra ca 75 % av de jeg spurte, og både godt erfarne og mindre erfarne konsulenter svarte. Alle skrev ganske omfattende tilbakemeldinger. Alle gav ris og ros. Det var veldig meningsfulle tilbakemeldinger, med både kjente og nye punkter! Jeg må innrømme at jeg begynte å gråte da jeg leste noen av e-postene, heldigvis på grunn av rosen og ikke risen.

Når passer det å gjøre en evaluering av deg selv som leder?

Dette har jeg ikke noe godt svar på. Det bør iallefall ikke være rett før et lønnsoppgjør eller i krevende nedbemanningstider. Jeg vil uansett mene at det viktig å jobbe for en trygg tilbakemeldingskultur, slik at dette er en naturlig del av arbeidshverdan. Det kan være en kort samtale etter et viktig møte eller en presentasjon, eller i forbindelse med en årlig evalueringsprosess. Igjen, viktig å skape en ramme som gir tillit og trygghet.

Min erfaring: Min timing kan diskuteres. Jeg valgte et tidspunkt, hvor jeg ikke hadde vært på jobb på ti måneder. Det kan være positivt ettersom alle har meg litt på avstand, men negativt fordi vi ikke har hatt en tett daglig dialog siste året. Og jeg fikk ikke gjort dette annet enn på e-post, men det var jeg klarte i denne runden.

Håndtering av tilbakemeldingene?

Business woman hands holding white card sign with Thank you for your feedback text message isolated on grey wall office background. Retro instagram style image

Nå kommer vi kanskje til det alle viktigste. Hvordan agerer du på tilbakemeldingene?  Først og fremst så mener jeg det er viktig å gjennomgå alle innspill nøye, gjerne flere ganger. Det er også viktig å takke de som brukte tid i sin travle hverdag til å svare deg. Videre bør du systematisere tilbakemeldingene og finne gjengangere. Er det noe du ikke helt forstår, så ta gjerne en telefon. Ikke gå i forsvar, men spør åpent og noter ned svarene. Husk at du har to ører, men bare en munn. Lytt mer enn du snakker.

store ører

Lag en samlet oversikt over de viktigste innspillene, gode som dårlige og ta de med i evalueringen av deg selv som leder. Det er flere teknikker for å håndtere tilbakemeldinger på en god måte. De omtales ofte som feedback-trappen. Jeg skal løpe opp og ned i denne trappen den kommende uken, så heng med! Mine erfaringer fra denne delen kommer altså senere.

the same old thinking and disappointing results, closed loop or negative feedback mindset concept - a napkin doodle with a cup of coffee

Så langt har jeg har hatt en veldig god opplevelse med å be om tilbakemelding. Det var litt skummelt å be om det, men på en måte godt å få bekreftelser og utfordringer. Ledere måles ofte på tall og resultater, men ansattilfredshet er noe av det mest verdifulle vi kan måles på!

Så min oppfordring til deg! Be om tilbakemelding, men vær bevisst! Dårlige prosesser kan skape konflikter. Det vi sjelden tjent med.

Har du noen erfaringer? Del de med andre lesere og meg!

Kjenner du noen som trenger litt ledelsesinspirasjon? Hyggelig om du deler det i sosiale medier og følg gjerne Cecilia på Facebook!

Takk for din tid!

Cecilia 🙂

Write a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *